Gestion des dépenses

Gestion des dépenses en voyage d’affaires

Vous perdez du temps à trouver des hôtels pour vos salariés en déplacement puis à traiter leurs notes de frais ? Centralisez les factures dans une application de gestion de budget dédiée au voyages d’affaires !

Intégrez votre politique voyage et accédez à des tarifs exclusifs partout dans le monde, seulement en quelques clics. Toute votre comptabilité dématérialisée sur une seule et même plateforme ! Selectour Affaires optimise vos déplacements pro. Offrez le meilleur à vos équipes nomades et permettez-leur de se concentrer sur leur cœur de métier.

Découvrez comment une bonne gestion des dépenses en voyage d'affaires peut non seulement vous faire économiser de l'argent mais aussi améliorer la productivité de votre équipe. Faites le choix d’une solution digitale tout-en-un pour maîtriser vos frais professionnels.

Pourquoi une bonne gestion des dépenses est cruciale en entreprise ?

Les voyages d’affaires sont incontournables en entreprise, notamment pour celles qui sont tournées vers l’international, mais c’est aussi l’un des postes les plus coûteux ! Le budget dédié aux déplacements professionnels figure bien souvent en deuxième place, juste après les salaires. Pour cette raison, mais pas seulement, il est impératif pour toute entreprise de maîtriser la gestion de ces dépenses.

Améliorer le suivi administratif des dépenses

Finies les avances de frais et les factures papier à trier pour demander un remboursement. Avec un logiciel de gestion des dépenses, vos collaborateurs en déplacement pro informent l’entreprise à distance et en temps réel. Votre service financier peut tracer l’ensemble des opérations relatives aux voyages d’affaires depuis une seule et même plateforme, et ce de manière précise.
Les solutions dématérialisées améliorent le suivi administratif des dépenses tout au long du voyage en France ou à l’étranger. La centralisation des données simplifie le travail de comptabilité et permet de réaliser des reportings complets rapidement pour la Direction. De quoi maîtriser votre budget déplacements en toute sérénité.

Réaliser des économies sur les déplacements professionnels

En voyage d’affaires, les frais peuvent vite exploser. En s’équipant d’une application de gestion de budget, vous contrôlez vos coûts de la réservation à la facturation. Vous visualisez votre comptabilité en un coup d'œil et vous rendez compte des dépenses excessives ou des problèmes survenus pendant le trajet (retards, annulations, perte de bagages, accidents, achats en urgence…). Vous optimisez au mieux les déplacements et trouvez les prix les plus avantageux.

Gagner du temps tout au long du processus de déplacement

Maîtriser sa gestion des dépenses, ce n’est pas uniquement une histoire d’économie d’argent. C’est aussi une histoire de temps. Une solution dématérialisée accélère vos processus de réservation, de paiement et de remboursement. Plus besoin de comparer les sites en ligne pour dénicher le meilleur hôtel à proximité de vos rendez-vous ou le trajet le plus optimisé. Plus besoin non plus de passer des heures à chercher la voiture en location la plus avantageuse…
Un bon logiciel de gestion des dépenses aura déjà fait une veille en amont et aura trouvé les meilleures solutions de déplacements (avion, voiture, taxi, train, hôtels…) en fonction de votre politique voyage !

Garantir le confort et la sécurité des salariés en déplacement

Des trajets suivis et des coûts maîtrisés, ce sont des équipes plus sereines. Une bonne gestion des dépenses améliore forcément le confort et la sécurité des voyageurs. Avec un logiciel tout-en-un, combiné à une assurance multi-risques, vos salariés organisent plus facilement leurs déplacements et n’ont pas à se soucier des imprévus. Ils sont informés des règles de la politique voyage de l’entreprise : conditions de paiement et de remboursement, types de logement et de transport acceptés, assistance 24/24, conseils de sécurité dans le pays étranger… Vous les accompagnez de A à Z.

Booster la productivité des équipes

Enfin, puisque vos équipes organisent plus rapidement et facilement les voyages d’affaires, elles disposent de plus de temps pour leur mission principale. Les salariés se concentrent sur des tâches à forte valeur ajoutée. Avec un logiciel de gestion des déplacements, ils se montrent forcément plus productifs !

Comment Selectour Affaires optimise votre gestion des dépenses ?

Gardez le contrôle sur vos dépenses avec notre solution digitale dédiée aux voyages d’affaires. Selectour Affaires vous accompagne dans tous vos déplacements professionnels. Bénéficiez d’un service premium et personnalisé à portée de main, partout et 24/24. Voici nos applications conçues pour vous.

Optimisation tarifaire

Quand on cherche un avion, un train ou un hô?tel, il n’est pas forcément évident de suivre l’évolution des tarifs. Pour vous simplifier la tâche, nous vous proposons OptimR, un outil d’optimisation tarifaire en voyage d’affaires. Il effectue une veille après la réservation d’un trajet ou d’une nuit. Jusqu’à l’émission des billets, notre programme reste à l'affût des offres moins onéreuses qui pourraient se présenter pour le même déplacement. S’il en trouve une, il vous informe et met automatiquement votre dossier à jour, avec les nouveaux prix ! Profitez des meilleurs tarifs du marché avec un expert du voyage d’affaires.

Analyse des déplacements

Besoin de suivre efficacement les activités et trajets de vos collaborateurs en voyage d’affaires ? Notre portail collaboratif iReport centralise toutes vos données statistiques pour une traçabilité sans faille. Visualisez rapidement le rapport et l’analyse de vos déplacements professionnels grâce à nos tableaux de bord automatiques et personnalisés. Dématérialisez vos documents comptables, observez vos résultats et exportez vos rapports au format souhaité en quelques clics, sur notre application Selectour Affaires.

Maximisez votre budget voyage grâce à un conseiller spécialisé en déplacements d'affaires

Selectour Affaires, ce n’est pas qu’un super outil de gestion des dépenses et des déplacements. C’est aussi des conseillers spécialisés basés en France qui s’appuient sur 50 ans d’expertise.

Combinez le meilleur de la technologie et de l’humain pour des voyages sereins et un budget maîtrisé.

Découvrez une équipe dédiée au business travel et laissez-nous vous accompagner dans l’ensemble de vos déplacements professionnels. Nous optimisons vos trajets avec les meilleurs tarifs du marché, suivons vos indicateurs de performance et contribuons à votre réussite économique.

FAQ sur la gestion des dépenses en voyage d’affaires

Que sont les frais de déplacement professionnel ?

Les frais de déplacement professionnel désignent toutes les dépenses supportées par une entreprise lors d’un voyage d’affaires. Elles peuvent être avancées par le salarié en déplacement puis remboursées par l’entreprise ensuite, ou bien être directement prises en charge par l’employeur via des applications de paiement spécifiques.

Que couvrent les frais de déplacement professionnel ?

Les frais de déplacement professionnel couvrent l’ensemble des dépenses liées au trajet, à l’hébergement et à la restauration lors d’un voyage d’affaires. On compte par exemple les billets de transport, la location de véhicule, le péage, le parking, les notes de taxi, les frais kilométriques…

Quels types de dépenses de voyage sont éligibles au remboursement ?

L’employeur est tenu de rembourser toutes les dépenses engagées par un collaborateur dans le cadre de son activité professionnelle. Il faut néanmoins présenter des justificatifs de paiement.

Comment se faire rembourser les frais de déplacement ?

Sans logiciel de gestion des dépenses, le salarié doit remplir une note de frais et la transmettre au service comptabilité de son entreprise, accompagnée des justificatifs de paiement.

Comment réduire les coûts liés aux voyages d’affaires ?

Il existe plusieurs méthodes pour faire des économies sur des voyages d’affaires, comme :

  • Définir une politique voyage afin d’encadrer les dépenses ;
  • Définir un budget prévisionnel ;
  • Suivre et analyser les dépenses ;
  • S’équiper d’une application de gestion des budgets ;
  • Faire appel à une agence de voyages professionnelle.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des dépenses ?

Un logiciel de gestion des dépenses est la solution idéale pour maîtriser vos coûts tout en améliorant la productivité lors des voyages professionnels. Il permet notamment d’automatiser vos processus de réservation, de facturation et de remboursement, ainsi que de dématérialiser vos documents comptables. Un outil indispensable pour gagner du temps !

Faites confiance à la solution de gestion des dépenses et profitez d’un accompagnement personnalisé pendant vos déplacements professionnels. Besoin d’un renseignement ? Contactez nos équipes Selectour Affaires.