Justifier un voyage d’affaires : l’essentiel à retenir
- L'employeur est légalement obligé de rembourser tous les frais engagés par un salarié en déplacement professionnel, qu'il s'agisse d'une mission d'une journée ou d'un voyage de plusieurs semaines à l'étranger.
- Un déplacement devient un "grand déplacement" (voyage d'affaires) dès lors que le salarié ne peut pas rentrer à son domicile le soir, selon les critères Urssaf : distance domicile-lieu de mission supérieure ou égale à 50 km, ou plus d'1h30 en transports en commun.
- Le remboursement est conditionné au respect de trois règles : les dépenses doivent répondre aux besoins de la mission, rester dans les limites de la politique voyage de l'entreprise, et être accompagnées d'un justificatif.
- Il existe trois modes de prise en charge des frais professionnels : la carte d'affaires (paiement direct, remboursement via note de frais), le remboursement au réel (sur présentation de justificatifs), et le remboursement au forfait (sur la base du barème Urssaf, sans justificatifs).
- La note de frais est le document central de la justification : elle doit mentionner le nom du salarié, la date, le type de dépense, et le montant HT/TTC.
- Les frais remboursables couvrent obligatoirement le transport, l'hébergement et les repas. Les autres dépenses (matériel, vêtements professionnels...) ne sont pas automatiquement prises en charge.
- La dématérialisation des notes de frais réduit les erreurs, accélère les remboursements et garantit la conformité comptable et fiscale.
En France, c’est l’employeur qui prend en charge les frais de déplacement professionnel de ses collaborateurs. Qu’ils partent en mission un jour ou deux semaines, peu importe. Tant qu’ils sont envoyés pour le compte de l’entreprise, alors le paiement ou le remboursement (au choix) des dépenses de voyage fait partie des obligations de l’employeur.
Mais comment les salariés doivent-ils justifier le voyage professionnel ? Quelles preuves apporter à l’entreprise ? Comment sont calculées les indemnités journalières ? Tout ce qu’il faut savoir sur la justification des frais professionnels avec Selectour Affaires, votre solution de gestion des voyages d’affaires.
Voyage professionnel : quand faut-il rembourser les salariés ?
À partir du moment où un salarié effectue une mission en dehors de son lieu de travail habituel, on parle de déplacement professionnel :
- Si le collaborateur peut revenir à son domicile principal après sa journée de travail, c’est un petit déplacement ;
- Si cela nécessite de réserver une nuit d'hôtel loin de chez lui, c’est un grand déplacement, aussi appelé voyage d’affaires.
Pour faire la différence entre les deux, référez-vous aux critères de l’Urssaf (distance domicile-lieu de travail égale ou supérieure à 50 km ou plus de 1h30 de transports en commun).
La distance ne change rien à l’obligation de l’employeur concernant la prise en charge des frais de voyage. Néanmoins, il est important de comprendre que le salarié sera remboursé par son entreprise uniquement s’il respecte les 3 conditions suivantes :
- Les dépenses avancées répondent aux besoins de la mission professionnelle ;
- Le montant des dépenses est raisonnable et respecte la politique voyage de l’entreprise ;
- Un justificatif des dépenses engagées est fourni à l’employeur (note de frais, facture… selon le mode de remboursement demandé).
Vous retrouverez les informations détaillées dans l’arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels.
Faut-il toujours justifier un voyage professionnel ?
Tout dépend. L’employeur a plusieurs moyens de prendre en charge les frais de déplacements professionnels. Certains n’obligent pas le salarié à fournir des preuves justificatives après chaque mission. Voici les solutions possibles.
La carte d’affaires
Solution très répandue pour les agents qui partent souvent en mission, comme les commerciaux et les techniciens, la carte d’affaires (ou carte corporate) est utilisée par le salarié pendant le voyage d’affaires. Les paiements effectués sont débités en fin de mois sur son compte bancaire personnel, ce qui laisse le temps à l’entreprise de le rembourser entre temps. Il existe également la carte d’entreprise qui, elle, vient directement débiter le montant sur le compte de l’entreprise.
Avec la solution par carte, le collaborateur doit justifier son voyage professionnel à l’aide d’une note de frais. La somme remboursée est tout simplement celle qui a été dépensée via la carte, à condition que les frais correspondent à la politique voyage donnée par l’entreprise.
Le remboursement au réel
Si c’est le collaborateur qui avance les frais par ses propres moyens (carte, espèces…), l’employeur peut rembourser la valeur réellement engagée. C’est le remboursement au réel. Pour ce faire, les justificatifs sont récupérés et analysés un par un.
Pour un remboursement au réel, il est obligatoire de justifier les dépenses de voyage d’affaires avec des notes de frais.
Le remboursement au forfait
Dernière possibilité : vous versez une allocation forfaitaire dont les plafonds sont réévalués chaque année par l’Urssaf. C’est le remboursement au forfait. Le salarié en mission ne reçoit pas la somme exacte dépensée, mais une indemnité kilométrique basée sur un barème réglementaire. Cette méthode est généralement utilisée dans le cas de déplacements réalisés avec le véhicule personnel.
Petite spécificité du remboursement au forfait : il n’y a pas besoin de justificatifs. Au lieu de cela, le salarié doit démontrer que ses déplacements ont un caractère professionnel, et indiquer le type de véhicule qui a été utilisé (ce qui modifie le montant du forfait).
Quels documents pour justifier un déplacement professionnel ?
Hormis le cas du remboursement forfaitaire, le collaborateur remplit et transmet à son entreprise une note de frais après chaque déplacement professionnel. Ce document mentionne a minima les éléments suivants :
- Le nom du salarié ;
- La date et l’heure de la dépense ;
- Le type de la dépense ;
- Le montant en HT et TTC (avec la TVA) ;
- La signature manuelle ou numérique du salarié.
L’employeur peut créer son propre modèle de note de frais. Il récupère également les justificatifs associés, comme des factures, des reçus, des tickets de péage… Il peut éventuellement demander des explications sur les dépenses réalisées.
Quels types de frais de voyage sont remboursés par l’entreprise ?
La règle est simple : l’employeur a l’obligation de rembourser les frais de transport, d’hébergement et de repas. Et si vous souhaitez le détail :
- Les frais d’hébergement (hôtel, airbnb…) : dans le cas d’un voyage d’affaires, pour lequel le salarié ne peut pas rentrer chez lui le soir après la mission ;
- Les frais de transport (taxi, bus, avion, train, voiture…) : le remboursement diffère selon le type de véhicule ;
- Les frais de repas (restaurant, boulangerie…) : si le salarié est obligé de déjeuner au moins une fois à l'extérieur pendant son déplacement, qu’il s’agisse d’un repas d’affaires ou non.
Nous rappelons que la somme engagée doit rester raisonnable et en accord avec la politique voyage de la société.
Tous les autres frais de voyage, comme les costumes, les téléphones portables et les tablettes ne sont pas obligatoirement inclus.
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