Pour la sécurité des employés et l’optimisation des coûts, la politique voyage est un indispensable en entreprise. En posant des règles communes lors des déplacements professionnels, vous encadrez les dépenses, restez conformes au Code du travail et simplifiez les démarches administratives.
De la réservation d'hôtels au remboursement des frais, en passant par l’assistance aux voyageurs, définissez une politique voyage pertinente et efficace. Permettez à vos collaborateurs de se concentrer sur leur mission et à vos équipes internes de gagner du temps.
Définition, intérêt, contenu, mise en place, modèle… Voici nos conseils pour rédiger votre politique voyage.
Qu’est-ce que la politique voyage ?
Une politique voyage d’entreprise (PVE) est un document écrit qui régule l’organisation de tous les déplacements professionnels. Elle énonce toutes les règles à respecter pour garantir le bon déroulement des voyages d’affaires, de la planification de l’itinéraire au remboursement des frais professionnels. C’est une charte consultable à tout moment par les salariés, voire par les organismes de contrôle comme l’URSSAF ou l'inspection du travail. En effet, ce document officiel permet de respecter les exigences du Code du travail, de l’éventuelle convention collective et de renforcer la transparence de l’entreprise.
Toute entreprise, quels que soient sa taille et son secteur d’activité, peut rédiger sa politique voyage afin de simplifier les processus. En servant de guide aux différents services et aux voyageurs d’affaires en mission, elle encadre ainsi la gestion des dépenses et assure la sécurité de tous.
Pourquoi rédiger une politique voyage dans son entreprise ?
Chez de nombreuses entreprises, les déplacements professionnels représentent le deuxième plus gros poste de dépenses après les salaires des collaborateurs. En moyenne, la mise en place d’une politique voyage a permis de réduire ce budget à hauteur de 20 %. C’est en effet le premier grand intérêt de ce document : l’optimisation des dépenses dans la gestion des voyages d’affaires.
Partager une politique voyage commune à tous les salariés de l’entreprise, c’est assurer une meilleure organisation avant, pendant et après chaque déplacement professionnel. Vos équipes connaissent les classes de vol autorisées par votre société, savent vers quel hôtel partenaire se tourner pour la réservation, suivent les procédures de sécurité en cas d’accident ou de maladie d’un voyageur à l’étranger…
Vous n’avez pas besoin de faire du cas par cas : vous avez un guide écrit sous la main qui accélère les démarches et répond aux questions des collaborateurs ! Vous gagnez donc du temps, de l’argent et restez productifs et sereins.
Quel est le contenu d’une politique voyage ?
Une bonne politique voyage décrit et réglemente l’ensemble du processus d’un déplacement professionnel. Il vous faut donc d’abord en lister chaque étape : réservation, transport, hébergement, remboursement… sans oublier tous les événements imprévus pour lesquels des procédures doivent être établies (annulation d’un vol, perte de bagages, accident du travail…).
L’objectif de la politique voyage est de pouvoir répondre de la même façon à tous les collaborateurs, et à un maximum de questions relatives aux voyages d’affaires. Pensez qu’elle doit servir de référence à tout instant. Il ne faut donc rien oublier dans la rédaction même si, bien sûr, ce document peut évoluer.
En termes de contenu, voici quelques thématiques généralement abordées par les entreprises.
La réservation d’hébergement et de transport
Un collaborateur part en mission en France ou à l’étranger. Il doit conclure une vente, rencontrer des clients, assister à une conférence… Quel que soit le motif, s’il reste plus de 24 heures hors de son lieu de travail habituel et ne rentre pas à son domicile le soir, et ce pour une raison professionnelle, alors il est officiellement considéré voyageur d’affaires.
La première étape consiste à planifier un itinéraire. Pour ce faire, le collaborateur (ou le service attribué à ce processus) doit réserver l’hébergement et le transport pendant toute la durée du déplacement. Dans votre politique voyage, vous devez indiquer :
- Le processus de réservation d’un voyage d’affaires : c’est-à-dire la méthode et la plateforme utilisées ;
- Les modes de transport autorisés : train, avion, voiture… ;
- Les modes d’hébergement autorisés : type de logement et de chambre ;
- Les classes de réservation autorisées :
- Les compagnies et partenaires privilégiés ;
- Le budget maximum pour chaque type de réservation ;
- Les éventuels programmes de fidélité : autorisés ou non pour vos employés ;
- La prolongation du séjour pour un motif personnel : permettant à vos collaborateurs de poser leurs jours de congés ou de visiter une destination jusqu’au week-end.
Les autres dépenses autorisées
L'hôtel et le déplacement ne seront pas les seules dépenses lors d’un voyage d’affaires. Votre agent en mission aura aussi besoin de se nourrir, d’utiliser son téléphone (dont les frais peuvent s’avérer élevés à l’étranger), d’offrir des cadeaux aux clients…
La politique voyage permet aussi d’anticiper ce budget annexe. Catégorisez toutes les dépenses prises en charge par l’employeur et indiquez les tarifs maximum
Les achats non pris en charge par l’entreprise
Lors des déplacements professionnels, tout ne sera pas payé par votre société. Vos collaborateurs doivent savoir ce qui leur sera remboursé ou non. Afin d’éviter les mauvaises surprises et les conflits en interne, prévoyez les achats non remboursés dans la politique voyage de l’entreprise.
Par exemple :
- Les frais de bagages supplémentaires ;
- Les frais de blanchisserie ;
- Les factures de minibar dans la chambre d'hôtel ;
- L'utilisation d’un spa ou d’une salle de sport dans un hôtel ;
- Les billets de train en première classe…
La sécurité et l’assistance aux voyageurs d’affaires
Selon le Code du travail, en France, tout employeur doit assurer la sécurité de ses salariés. Lors des voyages d’affaires, c’est la même réglementation. Il est donc important que vous suiviez vos voyageurs en déplacement et que vous puissiez garantir leur sécurité, quoi qu’il arrive et à tout moment.
Vous pouvez par exemple passer par une agence de voyage d’affaires et bénéficier d’une assurance multi-risques pour déplacement professionnel. En cas de problème, vos collaborateurs seront rapatriés en urgence ou accèderont aux soins dans le pays où ils se trouvent. De même en cas d’annulation d’un vol ou de modification de trajet, des experts du business travel comme Selectour Affaires pourront pallier tous les aléas du voyage !
Le remboursement des frais de voyage
Les salariés sont revenus à leur poste de travail habituel ? S’ils ont avancé les frais de voyage, il faut les rembourser le plus rapidement possible. Votre politique voyage doit détailler la procédure de déclaration et de remboursement de manière claire et précise.
Tout voyageur doit savoir à quel moment et à qui adresser sa demande de remboursement, sur quel outil déposer les justificatifs de paiement (factures, tickets de péage, billets de transport…), les dates limites et le délai de traitement par vos services financiers. Pour ce faire,
Comment mettre en place sa politique voyage ?
Il existe de nombreux modèles de politique voyage sur internet, mais sachez que ce document doit s’adapter à chaque structure. Qu’on parle de budget, de destinations, de type de mission, de mode de transport, de culture d’entreprise ou de valeurs, chaque aspect relatif aux voyages d’affaires vous est propre. Il est donc logique que votre politique voyage n’appartienne qu’à vous… et soit écrite de votre main.
Mais comment la construire pour guider les voyageurs et services d’entreprise comme il se doit ? Plutôt qu’un modèle de politique voyage tout fait et peu adapté, nous vous proposons de suivre ces quelques astuces.
Définir les objectifs de la politique voyage
Vous établissez une politique voyage parce que vous en avez besoin. Soyez clairs sur vos attentes et comprenez bien l'intérêt de ce document avant de le rédiger : cela vous permettra de structurer la charte et de valoriser les points les plus importants pour vous (plafonds, modes de transport, achats non remboursés…).
Créer des règles en cohérence avec vos besoins
Ce n’est pas forcément à l’employeur de fixer toutes les règles. Entourez-vous avec les bons collaborateurs pour la rédaction : managers, services financiers, agents commerciaux… afin d’écrire des procédures qui s’ajustent vraiment à la réalité du terrain.
L’objectif est de réduire les coûts voire d’établir un budget pour les déplacements professionnels, mais c’est aussi de faciliter la tâche à vos collaborateurs. Il est donc préférable qu’ils participent à l’élaboration des règles de la politique voyage de l’entreprise. Bien sûr, ce document doit également s’accorder aux valeurs de la société.
Partager la politique voyage à vos salariés
La politique voyage détermine les règles applicables à tous les employés : elle doit donc être partagée à tout le monde. À la fois ligne directrice pour les services financiers et guide pour les voyageurs d’affaires, elle doit être connue et facilement accessible. Assurez-vous de la communiquer à chaque nouvelle mise à jour.
Utiliser un outil de gestion des voyages d’affaires
Aujourd’hui, vous n’êtes plus tout seuls dans la gestion des voyages d’affaires. Des agences spécialisées en business travel vous accompagnent dans tous vos déplacements et s’adaptent à votre politique voyage.
Centralisez vos informations dans un logiciel de gestion dédié et permettez à vos collaborateurs de retrouver vos guides de voyage dans leur application mobile, partout dans le monde. Choisissez une solution en agence pour simplifier vos démarches, trouver les meilleurs itinéraires aux meilleurs prix, réserver en quelques clics depuis une seule plateforme, garantir la sécurité des voyageurs… et gagner du temps !
Faites confiance à la solution dédiée Selectour Affaires et profitez d’un accompagnement personnalisé pendant vos déplacements professionnels.
Besoin d’un renseignement ? Contactez nos équipes.
