Beaucoup de salariés utilisent encore leur carte bancaire personnelle pour avancer les frais de déplacement professionnels des entreprises. Pourtant, ce procédé n’est pas sans risques : mauvaise maîtrise du budget voyage, manque de visibilité sur les dépenses, perte de justificatifs, remboursement fastidieux et long… La solution à ce problème ? La carte d’affaires ! Ce moyen de paiement moderne vient simplifier toutes les démarches administratives et améliorer votre gestion des dépenses en voyage d’affaires.
Comment fonctionne une carte d’affaires ? Quelle différence avec une carte d’entreprise ? Quels sont les avantages des deux types de cartes ? Découvrez les solutions en ligne dédiées aux déplacements professionnels avec Selectour Affaires, l’agence de voyages d’affaires conçue pour vous.
Qu’est-ce qu’une carte d’affaires ?
Moyen de paiement le plus répandu dans les grandes entreprises, la carte d’affaires, aussi appelée carte business ou carte corporate, permet aux salariés d’effectuer des dépenses dans le cadre d’une mission professionnelle. Généralement payée par l’entreprise, cette carte bancaire à débit différé (c’est-à-dire une carte de crédit) est débitée en fin de mois sur le compte bancaire du collaborateur. Cela laisse ainsi le temps à l’entreprise de le rembourser avant que le montant soit prélevé.
Avec une carte d’affaires, l’entreprise peut alors contrôler les frais engagés à l’aide des notes de frais et des justificatifs, maîtriser la trésorerie et garantir une certaine sécurité de leurs finances. C’est la solution privilégiée des grands groupes. Comme ils ont beaucoup de salariés à suivre, ils préfèrent valider les dépenses avant le remboursement des frais de déplacements professionnels.
À noter que le retrait en distributeur automatique de billets (DAB) est décompté immédiatement avec ce type de cartes.
Qu’est-ce qu’une carte d’entreprise ?
Seconde solution pour mieux gérer vos dépenses professionnelles : la carte d'entreprise. Ce moyen de paiement, similaire à une carte bleue, vient directement débiter le compte de la société et non du salarié. Il peut gérer plusieurs devises pour les missions à l’étranger, être à débit immédiat ou différé…
Le grand avantage avec ce types de cartes, c’est le gain de temps ! Vos collaborateurs gagnent en autonomie : ils paient sans avoir à avancer les frais. Il n’y a donc aucun remboursement à effectuer. Cela nécessite néanmoins une grande confiance envers ces salariés responsabilisés.
Carte d’affaires et d’entreprise : pour quel type de dépenses ?
La carte d’affaires couvre tous les besoins liés aux voyages d’affaires, que les dépenses aient lieu avant, pendant ou après le séjour. Il faut au moins compter l’hébergement, le repas et le transport, mais chaque entreprise peut décider de prendre en charge d’autres types d’achats (pressing, vêtements, cadeaux clients…).
Les cartes d’affaires concernent généralement les catégories de frais suivantes :
- La réservation de billets de transport (avion, train…) ;
- La location de voiture ;
- Le parking et le service voiturier ;
- La réservation d'hôtel ;
- Les frais de restauration ;
- Les frais de forfait mobile avec internet (boîtier wifi par exemple) ;
- Les frais d’assurance voyage.
Rappel : il ne suffit pas de rentrer dans l’une des catégories ci-dessus pour faire l’objet d’un remboursement de la part de son entreprise ! Selon la loi, le salarié doit respecter trois conditions de son côté :
- Les dépenses avancées sont directement liées à la mission professionnelle ;
- Le montant des dépenses est raisonnable et respecte la politique voyage de l’entreprise ;
- Le salarié peut fournir un justificatif des dépenses engagées.
Carte d’affaires ou carte d'entreprise : laquelle est faite pour vous ?
Les deux types de cartes ont un objectif commun : simplifier et sécuriser le processus de gestion des notes de frais. Elles rendent vos collaborateurs plus autonomes dans leurs déplacements professionnels et accélèrent les démarches administratives à leur retour. Dans les deux cas, vous améliorerez la traçabilité des dépenses. Alors laquelle choisir pour votre entreprise ? Tout dépend de vos besoins et de vos priorités. Voici les avantages et inconvénients de chaque moyen de paiement.
La carte d’affaires : le choix de la sécurité
La majeure différence entre les deux types de paiements réside dans le compte débiteur : la carte d’affaires prélève le compte bancaire du salarié, tandis que la carte d’entreprise ponctionne le compte de la société. Si la seconde méthode fait gagner du temps, beaucoup d’entreprises préfèrent miser sur la sécurité avec la carte d’affaires. Voici ce qu’il faut retenir :
- Maîtrise des dépenses avec un montant plafonnable et une utilisation limitée chez certains fournisseurs ;
- Validation des notes de frais ultérieures ;
- Débit différé permettant à l'entreprise de rembourser avant le prélèvement sur le compte de l’employé.
La carte d’entreprise : aucunes avances de frais
Avec la carte d’entreprise, vous faites entièrement confiance au salarié en déplacement. Il utilise la carte comme il le souhaite, ce qui prélève directement le compte bancaire de sa société. Voici les points à retenir :
- Aucunes avances de frais de la part du collaborateur ;
- Réduction du risque de fraude car les transactions ne peuvent être dédoublées ;
- Meilleure visibilité sur les dépenses globales.
Choisissez la nouvelle carte corporate pour votre entreprise !
Vous souhaitez le meilleur de la carte d’affaires et de la carte d’entreprise ? Vous avez besoin de vraiment gagner du temps ? Attention, dans les deux cas, vos collaborateurs seront obligés de remplir des notes de frais manuellement pour justifier le remboursement de la TVA auprès de l’Urssaf, voire demander la validation auprès de vos équipes.
Heureusement, il existe aujourd’hui de nouveaux types de cartes virtuelles, permettant d’accélérer vos processus de paiement et de remboursement ! Avec l’application mobile de Selectour Affaires, vous payez avec la carte, prenez en photo les justificatifs et générez vos notes de frais, afin de transmettre facilement vos dépenses au service comptabilité et remboursez rapidement vos salariés. L’idéal pour allier rapidité et sécurité dans votre gestion des déplacements professionnels !
La gestion des dépenses simplifiée avec Selectour Affaires
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