Vos agents passent souvent voir leurs clients à l’étranger ou participent à des séminaires internationaux ? Pour de nombreuses sociétés, le voyage d’affaires n’est pas une option. L’ère de la dématérialisation facilite peut-être les échanges, mais elle ne remplace pas le contact humain ou l’intervention sur place.
Connaissez-vous toutes les règles liées au déplacement professionnel ? Que dit le Code du travail ? Quelles sont les obligations de l’employeur, les droits du salarié ? Comment améliorer la gestion des voyages d’affaires en entreprise ? Toutes nos réponses ici.
Qu’est-ce qu’un déplacement professionnel ?
Le déplacement professionnel désigne une mission effectuée par le salarié en dehors de son lieu de travail habituel (locaux de l’entreprise ou bien domicile pour un télétravailleur). Comme son nom l’indique, il se définit par un motif exclusivement professionnel, qui peut être réalisé à titre individuel ou bien en groupe.
La durée du déplacement dépend bien évidemment de la mission et du lieu à rejoindre, pouvant se trouver en France comme à l’étranger. S’il nécessite plus de 24 heures, on parle plutôt de voyage d’affaires. Le salarié doit alors passer une ou plusieurs nuitées à l’extérieur de son domicile.
Attention, selon le Code du travail, les déplacements professionnels ne peuvent pas mobiliser les salariés :
- Plus de 90 jours consécutifs par mission ;
- Plus de 180 jours par an à l’étranger.
Au-delà de ces limites, il ne s’agit plus d’un déplacement professionnel, mais d’une expatriation, exigeant la rédaction d’un avenant au contrat de travail.
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Quels sont les motifs valables pour un déplacement professionnel ?
Si l’employeur estime que des salariés doivent se déplacer pour accomplir une mission dans le cadre de leurs activités professionnelles, alors la loi considère que l’accord du salarié est tacite (sauf si le contrat de travail mentionne des conditions).
Pour quelles raisons un salarié peut-il être envoyé en déplacement professionnel ?
Pour ce travail en dehors de l’entreprise, l’employeur définit la durée, la zone géographique, le nombre de collaborateurs et leur rôle dans la mission. Il peut invoquer l’un des motifs suivants :
- Une rencontre de prospects ou de clients ;
- Une missions de dépannage ponctuel, ou bien de mise en service d’un équipement ;
- Une formation professionnelle ;
- Un séminaire d'entreprise, un congrès ou une convention ;
- Une visite de site d’exploitation ou d’un lieu de vente.
Quid de la clause de mobilité dans le contrat de travail ?
Les salariés doivent accepter le voyage d’affaires même si rien n’est indiqué dans leur contrat de travail. Pour des commerciaux ou des techniciens, il peut éventuellement être rédigé la mention générale suivante : « Le salarié pourra être amené à effectuer des déplacements professionnels dans le cadre de sa fonction. »
Les modalités de déplacement ne sont pas forcément indiquées dans le contrat. Mais si l’entreprise prévoit, pour une fonction en particulier, des voyages d’affaires réguliers, une clause de mobilité peut apparaître afin de simplifier la gestion des déplacements professionnels (remboursement des repas et des nuits d'hôtel, location de véhicule, carte de crédit pro…). On délimite ainsi un périmètre géographique, une durée et une fréquence. Dans un souci de transparence et de respect du Code du travail, une politique voyage est également transmise au salarié en question, énonçant :
- La personne ou le service en charge de la gestion des déplacements ;
- Le moyen de transport à privilégier ;
- Les modalités de remboursement des frais ;
- Les justificatifs demandés ;
- Les processus administratifs ;
- Les outils de gestion et de communication à utiliser.
Un salarié peut-il refuser un déplacement professionnel ?
A priori, non. Un salarié ne peut pas refuser un déplacement professionnel, même si rien n’est indiqué dans son contrat de travail. En revanche, si l’employeur va à l’encontre d’une clause de mobilité (par exemple, un trajet en dehors de la zone géographique concernée), alors il est possible de décliner la demande.
Il existe également des exceptions valables pour un refus, par exemple une difficulté médicale, des circonstances familiales particulières ou bien une insécurité dans le pays à atteindre.
Comment le temps de travail est-il découpé pendant un voyage d’affaires ?
Source de litige fréquente entre l’employeur et les salariés, le temps de travail doit respecter des règles bien spécifiques pendant un déplacement professionnel. En effet, nous pouvons légitimement se demander si, dans ce cas précis, le temps de trajet fait également office de temps de travail. Eh bien la réponse est non.
Selon l’article L3121-1 du Code du travail, « la durée du travail effectif est le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l’employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles ».
Ainsi, le temps de trajet entre le domicile et le lieu de travail habituel n'est pas du temps de travail effectif. S’il est le même entre le domicile et un lieu de travail inhabituel, alors il ne donne droit à aucune contrepartie. S’il est supérieur, il doit être indemnisé par l’entreprise (en heures supplémentaires ou en repos compensateur équivalent).
Bon à savoir : une convention collective peut s’appliquer à votre secteur d’activité et fixer les modalités d’indemnisation des temps de trajet. Si vous n’en avez pas, la décision revient à l’employeur après concertation avec le CSE, ou bien selon les dispositions de la politique voyage d’entreprise.
Comment les heures de déplacement professionnel sont-elles payées ?
Comme nous l’avons mentionné plus haut, le temps de trajet domicile-travail quotidien n’est pas compté en temps de travail effectif. Il n’est donc pas rémunéré, sauf exceptions. Le déplacement professionnel, quant à lui, doit être pris en charge par l’employeur.
On rappelle ce qu’est le temps de travail effectif selon l’article L3121-1 du Code du travail. Il doit suivre trois conditions :
- Le salarié est à la disposition de son employeur ;
- Il se conforme à ses directives ;
- Il n’a pas la possibilité de vaquer librement à ses occupations personnelles.
La rémunération du trajet domicile-travail
En temps normal, le temps de trajet entre le domicile et le lieu de travail habituel n’est pas rémunéré par l’employeur. Cependant, s’il doit être exceptionnellement allongé dans le cadre d’une mission de l’entreprise, cette dernière doit prévoir une compensation sous forme financière ou en jours de repos à son salarié. Sans accord collectif, c’est l’employeur qui fixe les modalités de cette contrepartie, après consultation du CSE s’il existe.
Bon à savoir : en France, il existe des primes ou des forfaits mobilité durable permettant à l’employeur de rembourser certains frais de transport lors des trajets quotidiens. Ce n’est cependant pas obligatoire.
La prise en charge du temps de trajet en déplacement professionnel
L’employeur doit rémunérer un déplacement professionnel qui mobilise un salarié :
- Soit à une distance domicile-travail égale ou supérieure à 50 kilomètres ;
- Soit pendant un temps de trajet de plus de 1h30 de transports en commun.
C’est soit la distance soit le temps de déplacement professionnel qui fixe la limite. Dans les cas plus haut, les frais d’hébergement, de repas et de transport engagés par les salariés sont remboursés par l’entreprise (Cour de Cassation du 10 novembre 2004), ou bien directement pris en charge.
L’employeur peut choisir de rembourser ces frais professionnels soit au forfait, via une prime de déplacement dont le montant est fixé à partir des barèmes de l’Urssaf, soit au réel, sur présentation de justificatifs. Le traitement des notes de frais doit répondre à certaines règles également, notamment en termes de contenu, de délai, d’imposition et de calcul de remboursement.
Quelles sont les 4 obligations de l’employeur ?
Pour sa pérennité et sa croissance, l’entreprise a parfois besoin d’envoyer ses salariés en déplacement professionnel. Comme nous l’avons vu précédemment, il n’y a pas besoin de le mentionner au préalable sur le contrat de travail. En revanche, pour que le voyage d’affaires se passe bien, l’employeur doit respecter ses 4 obligations.
Le délai de prévenance
Un salarié ne peut pas partir du jour au lendemain en déplacement professionnel, vous devez le prévenir suffisamment tôt afin qu’il puisse s’organiser (garde d’enfants, surveillance du domicile, délégation de certaines tâches habituelles dans l'entreprise…).
Le délai de prévenance fixé par la loi est fixé à 48 heures minimum. Bien sûr, il peut être allongé en fonction de la durée du voyage.
Le remboursement des frais de voyage
Si le salarié ne dispose pas d’une carte bancaire professionnelle, il doit généralement engager des dépenses personnelles. D’après l'arrêt de la Cour de Cassation du 10 novembre 2004, sont comptés les frais d’hébergement, de repas et de transport.
L’employeur peut choisir de rembourser ces frais professionnels soit au forfait, via une prime de déplacement dont le montant est fixé à partir des barèmes de l’Urssaf, soit au réel, sur présentation de justificatifs. D’après la loi, le salarié dispose de 3 ans pour fournir les pièces.
Le moyen de transport
Dans le cadre d’un déplacement professionnel, c’est à l’employeur de décider du moyen de transport à privilégier. Il doit convenir à l’état de santé et au confort du collaborateur. La seule interdiction, c’est d’exiger l’utilisation de son véhicule personnel.
Ainsi, l’employeur rembourse uniquement les frais de transport en conformité avec l’accord d’entreprise, la politique voyage ou son choix. Par exemple, si l’employé avance un billet d’avion en première classe alors que la politique voyage prévoit uniquement les déplacements en seconde classe, les dépenses en surplus seront supportées par le salarié.
La santé et la sécurité des salariés
D’après l’article L.4121-1 du Code du travail, l’employeur « prend les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs ». Lors d’un voyage d’affaires, cette règle s’applique tout autant. L’entreprise doit savoir où se trouve ses salariés en déplacement et leur indiquer la procédure à suivre en cas de problème ou de rapatriement.
Si sa sécurité n’est pas garantie pendant le voyage, le salarié peut légitimement invoquer le droit de retrait et refuser, ou abandonner, cette mission.
Comment gérer les déplacements professionnels ?
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Questions fréquentes sur le déplacement professionnel
Qu'est-ce qu'un déplacement professionnel ?
Un déplacement professionnel est une mission effectuée par un salarié en dehors de son lieu de travail habituel, pour un motif exclusivement professionnel. Lorsque ce déplacement nécessite de passer une ou plusieurs nuits hors du domicile, on parle alors de voyage d'affaires. Le Code du travail limite les déplacements à 90 jours consécutifs par mission et 180 jours par an à l'étranger.
Un salarié peut-il refuser un déplacement professionnel ?
En principe, un salarié ne peut pas refuser un déplacement professionnel, même sans clause spécifique dans son contrat de travail. Toutefois, des exceptions existent : difficultés médicales, circonstances familiales particulières, insécurité avérée dans le pays de destination, ou non-respect par l'employeur d'une clause de mobilité définie au contrat.
Le temps de trajet est-il considéré comme du temps de travail ?
Non, le temps de trajet lors d'un déplacement professionnel n'est pas du temps de travail effectif selon l'article L3121-1 du Code du travail. Cependant, si ce temps dépasse le trajet domicile-travail habituel, il doit faire l'objet d'une compensation financière ou d'un repos compensateur, selon les modalités fixées par l'accord collectif ou l'employeur.
Quels frais l'employeur doit-il rembourser lors d'un déplacement professionnel ?
L'employeur doit prendre en charge les frais d'hébergement, de repas et de transport engagés par le salarié en déplacement professionnel. Le remboursement peut s'effectuer au forfait ou au réel sur présentation de justificatifs. Le salarié dispose de 3 ans pour fournir ses notes de frais.
Quelles sont les obligations de l'employeur pour un déplacement professionnel ?
L'employeur a quatre obligations principales : respecter un délai de prévenance minimum de 48 heures, rembourser les frais professionnels engagés, définir le moyen de transport adapté et garantir la santé et la sécurité du collaborateur pendant toute la durée de la mission.
Comment simplifier la gestion des déplacements professionnels ?
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