En France, tout employeur a l’obligation de prendre en charge les frais de déplacements professionnels de ses salariés. Pour ce faire, plusieurs modes de remboursement au choix : au réel ou au forfait. Dans le second cas, vous pouvez passer par une politique per diem, c’est-à-dire verser des indemnités journalières fixes pour couvrir les dépenses pendant le voyage d’affaires.
Comment fonctionne une politique per diem ? Quels avantages pour les entreprises ? Comment calculer les indemnités journalières ? Quel taux de per diem selon le pays ? Tout ce qu’il faut savoir sur le sujet de l’indemnisation forfaitaire en voyage d’affaires avec Selectour Affaires, votre solution de gestion du business travel.
Qu’est-ce qu’une politique per diem ?
Le per diem (« par jour » en latin ) désigne une indemnité journalière versée par l’entreprise dans le but de couvrir les dépenses quotidiennes des employés en voyages d'affaires (repas, hébergement, transport, accessoires). Son taux est fixé par l’employeur, qui doit tenir compte du statut professionnel du salarié et des spécificités des pays d’accueil.
La politique per diem s’oppose au remboursement des frais au réel, consistant à rembourser les dépenses réellement engagées par l’employé. Le grand avantage avec la méthode du per diem, c’est que vous n’avez pas besoin de demander des justificatifs (facture, ticket de péage…) auprès du salarié. Vous avez déjà estimé le coût d’une journée de travail pour un déplacement professionnel en France ou à l’étranger. Vous gagnez donc du temps sur la gestion des notes de frais en entreprise !
Politique per diem : pour quel type de déplacement professionnel ?
Le terme « per diem » signifie « par jour », mais il faut évidemment compter le coût de la nuit dans votre budget. Cette indemnité forfaitaire couvre à la fois les frais de repas, de transport et les dépenses accessoires (pressing, cadeaux clients…) mais également les dépenses liées à l’hébergement. En effet, votre employé en mission ne peut pas rentrer chez lui le soir, ce pourquoi une indemnité per diem comprend bien 24 heures passées en dehors du lieu de travail habituel pour le compte de l’entreprise !
On rappelle également qu’un déplacement professionnel peut être remboursé par l’entreprise uniquement s’il respecte les 3 conditions suivantes :
- Les dépenses avancées répondent aux besoins de la mission professionnelle ;
- Le montant des dépenses est raisonnable et respecte la politique voyage de l’entreprise ;
- Un justificatif des dépenses engagées est fourni à l’employeur (note de frais, facture… selon le mode de remboursement demandé).
Bon à savoir : l’indemnisation forfaitaire du per diem s’applique uniquement dans un cas de grand déplacement. L’employé est donc envoyé à plus de 50 kilomètres de sa résidence habituelle ou à plus de 90 minutes en transports en commun.
Vous retrouverez les informations détaillées dans l’arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels.
Comment calculer les indemnités journalières per diem ?
C’est l’entreprise qui détermine le montant de l’indemnité journalière dite « per diem ». Elle s’inspire généralement des plafonds fixés par l’administration fiscale française). On peut retrouver le taux de l’indemnité journalière dans le contrat de travail, dans la convention collective ou dans la politique T&E de l’entreprise.
Vous envoyez des employés en mission à l’étranger ? Sachez qu’il existe un barème de per diem minimum par pays et par statut professionnel (consultable sur le site du ministère de l’Économie).
Attention : l’employeur doit réduire le montant de l’indemnité journalière pour un voyage d’affaires à l’étranger dans trois cas :
- De 65 %, si le salarié est logé gratuitement sur le lieu de travail ;
- De 17,5 % s’il est nourri à l’un des repas de la journée ;
- De 35 % s’il est nourri gratuitement aux deux repas.
De plus, si la mission de l’employé dure plus de 3 mois sur un même lieu de travail, les limites d’exclusion d’assiette des indemnités de grand déplacement sont réduites de 15 %. Si le déplacement professionnel s’étale sur 2 à 4 ans, ces limites sont abaissées à 30 % sur l’indemnisation forfaitaire.
Quelle est la fiscalité du per diem en France ?
C’est l’un des avantages de la politique per diem : vous pouvez bénéficier d’exonérations de cotisations sociales !
Pour ce faire, vous devez fixer un taux d’indemnités journalières inférieur aux seuils imposés par l’administration fiscale française. Attention, ils peuvent changer d’année en année. Vérifiez bien les plafonds actualisés sur le site de l’Urssaf.
Si le montant de l’indemnité journalière dépasse le plafond, alors la partie excédentaire est intégrée dans le revenu imposable du salarié (le montant en supplément est considéré comme un avantage en nature).
Comment mettre en place une politique per diem en entreprise ?
Une politique per diem s'intègre à la politique voyage globale de l'entreprise. Pour fixer le bon montant des indemnités journalières et adopter le bon mode de remboursement des dépenses, voici les étapes à suivre :
- Déterminer le taux de per diem : en fonction des barèmes (pays, statut professionnel du salarié…) et en analysant les dépenses passées lors des voyages d’affaires ;
- Choisir un mode de remboursement pertinent : versement de l’allocation en amont ou après le séjour, via une carte d’affaire… ;
- Dresser la liste des dépenses éligibles au forfait : type et montant des repas, de l’hébergement, du transport, des dépenses annexes… ;
- Utiliser une plateforme de gestion digitale : afin de suivre les dépenses et de simplifier le traitement des notes de frais.
Quels sont les avantages du per diem pour les entreprises ?
Pourquoi choisir un remboursement des frais de déplacement professionnel au forfait et non au réel ? Les avantages d’une politique per diem sont nombreux, autant pour l’entreprise que pour les employés ! Voici 3 bonnes raisons d’adopter le per diem plutôt que le remboursement au réel pour vos dépenses de voyages d’affaires :
- Gain de temps considérable : pas besoin de contrôler les justificatifs de voyage des salariés, le forfait journalier est déjà validé en amont, ce qui réduit la charge de travail de votre équipe ;
- Meilleure gestion des dépenses : le salarié connaît déjà le montant fixé pour son séjour, ce qui lui offre davantage de visibilité et vous permet à vous, employeur, de mieux budgétiser les déplacements professionnels ;
- Exonérations sociales et fiscales : si vous ne dépassez pas les plafonds de l’Urssaf.
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