Solution technologique indispensable dans le monde du voyage d’affaires, l’Online Booking Tool (OBT) simplifie et centralise le processus de réservation des déplacements professionnels. Cette plateforme digitale permet aux entreprises d’organiser les séjours des employés en conformité avec la politique voyage et le budget défini, en toute autonomie. En quelques mots, l’OBT vous rend plus efficace et optimise vos coûts !
Comment fonctionne un Online Booking Tool et quels sont ses avantages pour les entreprises ? Comment choisir le bon OBT pour répondre à ses besoins ? Comment le mettre en place pour gagner du temps sur chaque voyage ? Tout savoir sur le sujet avec Selectour Affaires, votre solution de gestion des déplacements professionnels.
Qu’est-ce qu’un Online Booking Tool (OBT) ?
L’Online Booking Tool (OBT), ou outil de réservation en ligne, est une plateforme numérique avancée conçue pour répondre aux besoins des entreprises en matière de voyages d’affaires. Cette technologie tout-en-un prend la forme d’une plateforme centralisée où les employés peuvent comparer les prix d'hôtels et de vols, rechercher les meilleurs itinéraires, réserver des chambres, des véhicules et des activités dans le pays de destination, suivre les dépenses… bien d’autres fonctions encore !
Dans le milieu du voyage d’affaires, on l’appelle aussi Self Booking Tool (SBT), qui peut être vendue aux entreprises par le biais d’éditeurs de solutions technologiques ou via une Travel Management Company (TMC) comme Selectour Affaires.
Comment fonctionne un Online Booking Tool ?
Pour proposer les itinéraires les plus courts aux meilleurs tarifs, les OBT récoltent et analysent en temps réel les informations sur les offres disponibles en ligne (compagnies aériennes et ferroviaires, établissements hôteliers, loueurs de voitures…). Toutes ces données sont retranscrites de façon optimale sur la plateforme centralisée de l’OBT, afin de vous éviter d’aller rechercher vous-même les offres sur internet pendant des heures.
Les OBT s’appuient sur de nombreux systèmes de communication de données, dont la nouvelle norme NDC, pour New Distribution Capability. Cette technologie, développée par l’IATA, met à disposition des entreprises des informations autrefois exclusivement détenues par les compagnies aériennes. Elle améliore l’expérience voyageurs avec du contenu riche et personnalisé sur les différents vols (tarifs, horaires, sièges disponibles…). Vous découvrez ainsi des offres directement adaptées à vos besoins.
La plateforme compare automatiquement les prix en fonction des critères choisis (localisation, date, prix, classement…). Les solutions de réservation en ligne les plus avancées vous soumettent ainsi le trajet optimisé au prix le plus avantageux, tout en respectant votre politique voyage.
Quelles sont les fonctionnalités d’un OBT ?
Comme son nom l’indique, l’Online Booking Tool se dédie d’abord à la réservation des déplacements professionnels (hôtels, restaurants, vols, billets de train, taxis, location de voiture…). Mais pour répondre aux nouveaux enjeux du travel management, cette plateforme offre aujourd’hui bien plus de fonctionnalités !
L’OBT devient un véritable assistant dans la gestion des voyages d’affaires. Voici les grandes fonctionnalités qui vous permettront d’organiser vos déplacements professionnels de manière efficace, en parfaite autonomie.
Données actualisées sur les tarifs et les disponibilités
Tout d’abord, un OBT vous fournit des renseignements fiables et actualisés concernant les acteurs des voyages d'affaires. En utilisant cette interface centralisée, vous pouvez accéder en temps réel aux tarifs et aux disponibilités des différents prestataires, tant en France qu'à l'international. Vous donnez vos critères et obtenez les meilleurs itinéraires à des coûts optimisés. Les informations étant mises à jour en permanence, vous avez la possibilité de prendre des décisions éclairées dans de brefs délais.
Réservation des voyages d’affaires
C’est la fonctionnalité d’origine du Online Booking Tool. Sur cette plateforme de réservation de voyages d'affaires, vous pouvez trouver vos futurs vols, trains, hébergements, services de taxis et véhicules de location, le tout selon vos critères spécifiques, vos goûts et votre politique de voyage. Toutes les réservations s’effectuent au même endroit, ce qui vous évite de longues recherches entre les différentes OTA comme Booking ou Hotels.com.
Contrôle des dépenses liées aux voyages d'affaires
Un OBT doit vous faire gagner du temps et de l’argent. Pour ce faire, les dernières solutions vous permettent d'optimiser le suivi de votre budget administratif de chaque séjour. Vous contrôlez les dépenses des employés avec la fonctionnalité de gestion des dépenses de voyages d'affaires. Un outil idéal va jusqu'à automatiser le traitement des notes de frais, ce qui permet de minimiser les risques d'erreur et de fraude.
Analyse des déplacements
Certains OBT conçoivent automatiquement des analyses détaillées de vos voyages d’affaires, autant en termes d’optimisation des dépenses que des trajets. Ils vous donnent accès à des rapports personnalisables, permettant aux entreprises d'analyser les tendances de voyage, d'identifier les opportunités de réduction des coûts et de se rendre plus efficaces à l’avenir.
Assistance disponible 24/7
Bien que cela ne soit pas systématique, certains outils OBT proposent une assistance permanente pour faire face à divers problèmes. En cas d'annulation, de retard, de perte de bagages, de maladie ou de soucis techniques, un service client est disponible pour résoudre rapidement les situations, peu importe votre position. Dans l’idéal, ce service peut être contacté directement sur la plateforme de gestion des déplacements professionnels. Avec une assurance voyage et une assistance humaine, vos employés sont toujours en sécurité, où qu’ils se trouvent dans le monde.
Vous en trouverez toujours un en passant par une agence de voyages d’affaires, qui combine le meilleur de la technologie et de l’expertise humaine pour accompagner vos voyageurs.
Comment choisir le bon OBT pour ses besoins ?
Une plateforme centralisée, intuitive et complète, c’est le b.a.-ba de l’OBT. Mais comment choisir son outil parmi les offres du marché ? Lequel sera vraiment adapté à votre entreprise ? Faut-il acheter une licence ou bien passer par une agence de voyage d’affaires comme Selectour Affaires ? Voici les critères d’un bon Online Booking Tool pour la gestion des voyages d’affaires.
La personnalisation du voyage
Vérifiez bien la capacité de personnalisation de l’outil avant de signer un contrat ! Puisqu’il doit vous faire gagner du temps et économiser de l’argent, l’OBT s’adapte à vos préférences, à votre budget et à votre politique voyage. Tous vos critères doivent être pris en compte pour vous soumettre les meilleures offres, et l’historique des voyages doit être conservé afin d’affiner les futures recherches. Cette personnalisation peut inclure l'ajout de règles spécifiques, l'intégration de systèmes de reporting et de gestion des coûts, et la configuration des approbations nécessaires.
Le nombre de fonctionnalités
Un OBT n’est plus qu’un simple outil de réservation en ligne. La plupart comporte d’autres fonctionnalités très utiles. Gestion des dépenses, édition de rapports d’analyse, traitement des notes de frais, historique des déplacements… Faites le point sur vos besoins.
Veillez à comparer le contenu proposé par les différentes solutions, l’idéal étant d’acquérir la technologie la plus avancée et la plus complète possible. Ainsi, vous réalisez toutes vos tâches à partir d’une seule et même plateforme. Les données sont reliées entre elles, ce qui permet d’automatiser les opérations et de vous simplifier le travail.
L’assistance humaine
Une solution d’Online Booking Tool doit vous offrir un maximum d’autonomie, mais il peut arriver que vous ayez besoin de contacter un agent humain pour résoudre des problèmes ou répondre à des questions particulières. En passant par une agence de voyages d’affaires comme Selectour Affaires, une équipe d’experts reste disponible 24/7 pour vous accompagner dans vos démarches. Un problème pendant le séjour ? Une question sur la plateforme en ligne ? Si la technologie ne vous suffit pas, un agent humain qualifié vous assistera, à tout moment et où que vous soyez.
L’Online Booking Tool par Selectour Affaires : un accompagnement de A à Z
Afin de bénéficier à la fois d’une solution digitale complète et d’un accompagnement humain, préférez choisir l’OBT d’une agence de voyages d’affaires. Vos employés peuvent planifier, réserver et gérer leurs déplacements dans une application mobile dédiée au voyage d’affaires, tout en restant en contact avec des équipes spécialisées en business travel en cas de besoin.
Choisissez Selectour Affaires pour l’organisation de vos déplacements professionnels : nous vous assistons dans toutes vos démarches en France et à l’étranger. De la réservation des hôtels à la gestion des dépenses, en passant par la sécurité des voyageurs, notre agence vous fait gagner du temps et de l’argent en entreprise. Elle s’adapte à vos besoins, à votre budget et à votre politique voyage.
Faites confiance à la solution dédiée Selectour Affaires et profitez d’un accompagnement personnalisé pendant vos déplacements professionnels. Besoin d’un renseignement ? Contactez nos équipes.
