En France, tout employeur a l’obligation de prendre les mesures nécessaires pour assurer la santé et la sécurité au travail (article L.4121-1 du Code du travail). Parmi les plus importantes, le devoir de diligence permet aux entreprises d’anticiper et d’atténuer les conséquences négatives qui pourraient découler de leurs activités, notamment en ce qui concerne la sûreté des employés et les droits humains en général.
Quels risques professionnels sont pris en compte dans le devoir de diligence ? Comment mettre en place ce processus en entreprise ? Qu’en est-il pour les voyages d’affaires ? Protégez vos employés pendant leurs déplacements en France ou à l’étranger. Suivez le guide sur le devoir de diligence avec Selectour Affaires, votre agence de voyages d’affaires.
Qu’est-ce que le devoir de diligence ?
Le devoir de diligence, ou duty of care en anglais, désigne l’obligation légale de l’employeur de veiller en continu à la santé et à la sécurité des salariés. Pour ce faire, il prend les mesures suivantes :
- Des actions de prévention des risques professionnels ;
- Des actions d’information et de formation ;
- La mise en place d’une organisation et de moyens adaptés.
De manière générale, le devoir de diligence guide les entreprises dans la gestion responsable de leurs activités. Il garantit des actions qui limitent le tort causé à l’environnement, à la société ou aux employés. Selon l’OCDE, ce devoir concerne l’ensemble des processus de l’entreprise, tout au long de sa chaîne d’approvisionnement. On l’applique à tout type d’organisations, quels que soient leur taille et leur secteur, autant au poste de travail habituel que pendant un voyage d’affaires.
Devoir de diligence en voyage d’affaires : quels sont les risques ?
Dans le cas d’un déplacement professionnel, le devoir de diligence désigne toutes les actions mises en place par les entreprises pour prévenir les risques encourus par les salariés pendant la mission, par exemple :
- Besoin en transport, restauration et hébergement ;
- Vol manqué ;
- Perte de documents d’identité ;
- Maladies et blessures nécessitant des soins ;
- Rapatriement et retour anticipé ;
- Risques et menaces liés au pays d’accueil (criminels, sociaux, politiques, sanitaires…).
L’employeur doit évaluer les types de risques possibles et établir une procédure à suivre si l’un d’entre eux advient avant, pendant ou après le déplacement professionnel. L’objectif reste de préserver la santé physique et mentale du collaborateur, et c’est d’autant plus important si vous l’envoyez dans un autre pays.
Même s’il subit des dommages pendant son temps de loisir (cas du tourisme d’affaires ou d’un voyage pour entreprise par exemple), il est admis que l’employeur détient la responsabilité via son devoir de diligence. Il lui faut donc mettre en place toutes les mesures possibles contre les risques raisonnablement prévisibles et plus graves, afin d’assurer la sécurité des voyageurs tout en se prémunissant contre les litiges éventuels.
Comment se conformer au devoir de diligence en voyage d’affaires ?
Si la plupart des voyageurs d’affaires français considèrent leur sécurité comme une priorité, la moitié d’entre eux doutent de la capacité de leur entreprise à les aider en cas d’urgence. C’est pourtant à la fois une obligation pour l’employeur et un moyen de rendre le déplacement plus serein et productif !
L’élaboration de la politique voyage
Pour appliquer votre devoir de diligence, un document à rédiger : la politique voyage. Cet outil incontournable délivre toutes les règles nécessaires au bon déroulement du déplacement. Informations concernant le pays de destination, procédure en cas de rapatriement ou de maladie, processus de réservation, budget donné pour le séjour, moyen de transport et hébergement autorisés, remboursement des frais de déplacement professionnels… Ainsi, tout le monde connaît les règles. Vous évitez les conflits en interne et sécurisez les séjours.
Rédigez le guide voyage pour tous les salariés ! Vous optimisez ainsi vos dépenses et organisez de la meilleure façon tous les déplacements.
La gestion des risques en voyage d’affaires
La première étape du devoir de diligence consiste à lister et évaluer l’ensemble des risques qui pourraient survenir pendant le déplacement professionnel. Maladie, retard de vol, séisme, perte de bagages… Vous devez évaluer chacun des problèmes possibles dans le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP). Sachez que c’est un outil indispensable et obligatoire selon la loi. Ainsi, l’entreprise peut agir à la source et éviter de mettre en danger ses collaborateurs.
Veillez également à contrôler les évolutions du Code du travail. En effet, le cadre juridique évolue constamment pour s'adapter aux nouveaux enjeux. Il prend désormais en compte les risques psychosociaux, les pandémies ou encore les menaces terroristes, ce qui demande d’adopter une approche globale de la gestion des risques, intégrant des facteurs de plus en plus variés. En voyage d’affaires, l’évolution du devoir de diligence se traduit surtout par des exigences accrues en matière d'information préalable, de traçabilité des déplacements et de capacité d'intervention rapide en cas de crise.
La formation des employés
L’employeur est certes garant de la santé et de la sécurité au travail, mais il n’est pas toujours derrière ses employés, surtout ceux en mission à l’étranger. Veillez à bien former tous vos collaborateurs avant le grand départ. Une fois les risques professionnels évalués dans votre DUERP, vous pouvez faire un point avec les commerciaux, dirigeants et tout salarié destiné à se déplacer en votre nom. La formation fait partie intégrante du devoir de diligence des entreprises !
Expliquez les risques auxquels ils s’exposent en mission et montrez-leur les outils mis à leur disposition pour garantir leur sécurité (plateforme en ligne pour partager les actualités sur le pays de destination, application mobile dédiée au voyage, accès à un réseau de médecins…).
Le contact permanent avec les voyageurs d’affaires
Les objectifs de la mission sont données ? Les risques sont expliqués et les règles de la politique voyage bien connues ? Attention, vous ne lâchez pas vos employés dans la nature ! Ils doivent pouvoir compter sur votre soutien en cas de problème. S’ils tombent malade ou manquent leur vol, vous devez éviter la panique et trouvez une solution avec eux. Pour ce faire, restez en contact avec eux. Permettez-leur de communiquer facilement avec vos équipes support, où qu’ils soient dans le monde et à toute heure. Accompagnez-les durant toute la durée du séjour avec des solutions efficaces (téléphone avec forfait internet illimité, messagerie instantanée, plateforme en ligne…). Prenez en charge les frais médicaux et rapatriez si nécessaire.
Pour vous aider dans cette tâche, n'hésitez pas, comme beaucoup d’entreprises, à faire appel à une agence de voyages d’affaires ! Un expert en business travel proposera des outils de communication adaptés, un service d’assistance, des assurances et de nombreuses prestations pour assurer la sécurité des voyageurs.
Devoir de diligence : la sécurité des voyageurs par Selectour Affaires !
Pour la santé et la sécurité de vos employés, partout dans le monde et à tout moment, faites le choix d’un partenaire dédié au business travel. Selectour Affaires met à disposition ses équipes spécialisées et son application mobile de voyages d'affaires pour garantir des déplacements sereins et productifs. Répondez à votre devoir de diligence sans prise de tête.
L’assurance voyage de Selectour Affaires
Protégez vos collaborateurs en déplacements professionnels grâce à notre assurance dédiée. Nous vous proposons différentes formules duty of care qui s’adaptent à toutes les situations. Vous n'aurez qu'à choisir celle qui convient le mieux à vos salariés et à votre entreprise.
Notre offre sécurité la plus complète comprend de garanties très appréciables en cas de dommages ou de pertes :
- Annulation de voyage
- Préacheminement
- Vol manqué
- Retard aérien > 4 heures
- Bagages et effets personnels
- Frais d’interruption de séjour
- Individuelle accident de voyage
- Responsabilité civile vie privée à l’étranger
- Retour impossible
- Assistance rapatriement
- Retour anticipé
- Assistance voyage
L’assistance voyageur 24/7
Votre salarié tombe malade ? Son vol est annulé ? Pour toutes les demandes d’informations et les urgences, les équipes de Selectour Affaires se tiennent prêtes à vous aider. Bénéficiez de notre service d’assistance voyageur 24/7 pour une continuité de service de nos agences basées en France, même en dehors des heures d’ouverture. Nos équipes vous répondent via un numéro gratuit, à toute heure du jour et de la nuit, en français ou en anglais.
Répondez à votre devoir de diligence avec Selectour Affaires et profitez d’un accompagnement personnalisé pendant vos déplacements professionnels. Simplifiez la gestion des risques avec l’une de nos assurances. Contactez nos équipes dès maintenant.
