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Le travel manager, pour une bonne gestion des voyages d’affaires

L'équipe Selectour · publié le 03/02/2025

Planifier les voyages d’affaires vous prend trop de temps ? Vous passez des heures à comparer les prix des vols et n’avez aucun moyen de rapatrier vos salariés en cas d’urgence ? Pour des raisons de coûts, de temps et de sécurité, faites appel à un travel manager. En interne ou dans une agence spécialisée, ce chargé de voyage d’affaires maîtrise la gestion de tous vos déplacements professionnels, tout en s’adaptant à vos contraintes.

De la réservation d'hôtel à la gestion des dépenses, le travel manager optimise vos trajets au meilleur prix et en toute sécurité. Votre couteau-suisse indispensable en entreprise !

Qu’est-ce qu’un travel manager ?

Le travel manager, mobility manager ou encore chargé de voyages d’affaires, est responsable de la gestion des déplacements professionnels d’une entreprise. Outre la réservation de vols et de chambres d'hôtels, sa mission s’étend de la planification du séjour à la négociation des tarifs avec les prestataires de services, en passant par l’analyse fine de vos déplacements. Il assure ainsi l’organisation des voyages d’affaires de A à Z, en combinant son expertise avec votre politique voyage.

De par son métier complexe et multi-tâches, le travel manager devient l’interlocuteur privilégié des services administratifs et commerciaux de nombreuses entreprises. On y fait appel soit en l’embauchant directement en interne, soit par le biais d’une agence de voyages d’affaires afin de bénéficier des atouts d’une société spécialisée et d’outils digitaux performants. Dans tous les cas, le responsable du business travel s’adapte à votre budget, à vos besoins et aux préférences des voyageurs.

Quelles sont les principales responsabilités d’un travel manager ?

Afin de garantir le bon déroulement des déplacements professionnels de vos salariés, en France et à l’étranger, le travel manager s’appuie sur ses multiples compétences et sur des logiciels dédiés au business travel.

Voici les missions principales du chargé de voyages d’affaires en entreprise :

  • Réservation des voyages d’affaires et optimisation des itinéraires auprès des compagnies aériennes, ferroviaires, des sociétés de location de voitures, des hôtels… d’après votre politique voyage ;
  • Négociation des tarifs avec les prestataires de services afin d’obtenir des prix avantageux pour votre entreprise ;
  • Assistance voyageur en temps réel, avec un suivi précis des problèmes et litiges survenus pendant le séjour, et des solutions rapides en cas d’aléas du voyage ;
  • Expertise des voyages internationaux, afin d’obtenir les visas sans contraintes et renseigner sur les spécificités des destinations (formalités douanières, consignes sanitaires, mouvements sociaux, risques…) ;
  • Gestion des dépenses et contrôle de la facturation ;
  • Gestion de l’impact écologique des déplacements.

Pourquoi faire appel à un travel manager pour gérer ses déplacements ?

Le travel manager ne se contente pas de réserver les hôtels et les vols pour acheminer vos agents d’un point A à un point B. Il forme, renseigne, négocie, organise, assiste, surveille, s’adapte et analyse. Des compétences qui nécessitent une formation adéquate et des outils performants. Si vos équipes n’ont pas le temps ni les capacités de garantir une gestion efficace de vos déplacements professionnels, vous risquez de perdre beaucoup d’énergie et d’argent, sans compter la question de la sécurité de vos salariés en mission.

Un travel manager rend vos équipes productives et sereines, tout en minimisant les coûts liés au voyage d’affaires. Ce métier stratégique est devenu incontournable dans les grandes entreprises. Que vous envoyiez vos agents participer à un séminaire d’entreprise en France ou que vous organisiez un voyage pour entreprise de type team building à l’autre bout du monde, le travel manager s’occupe de tout. Il est capable d’orchestrer tout type de déplacements professionnels.

Faites appel à un travel manager (et à ses outils digitaux dédiés) pour :

  • Optimiser vos coûts avec des prix constamment négociés ;
  • Gagner du temps sur la gestion des réservations et de la facturation ;
  • Respecter votre politique voyage ;
  • Renforcer la sécurité des salariés en mission ;
  • Booster la productivité lors des déplacements ;
  • Améliorer les processus liés au voyage d’affaires.

Comment choisir son travel manager ?

Votre travel manager, qu’il soit en interne ou un prestataire externe, doit déployer de multiples compétences et qualités au quotidien. Il doit bien sûr faire preuve d’un excellent sens de l’organisation et de capacités d’adaptation, mais aussi de talents en négociation. En général, il parle couramment plusieurs langues, au moins le français et l’anglais.

Le travel manager doit aussi se montrer à l’écoute de ses interlocuteurs, savoir former et s’informer, avec un goût prononcé pour les technologies avancées. Il sait en effet utiliser les outils digitaux de gestion de réservation, de dépenses, de comptabilité… pour alléger l’entreprise des tâches complexes et chronophages. Enfin, une certaine conscience environnementale lui permet de réduire l’empreinte carbone de l’entreprise dans ses déplacements professionnels et de proposer des alternatives efficaces. C’est donc une personne qui va garder un œil sur l’évolution des réglementations.

Choisissez donc un travel manager, ou une agence de voyages d’affaires, selon les critères suivants :

  • Utilisation de logiciels innovants, intuitifs et performants ;
  • Réservation de trajets personnalisés et conformes à la politique voyage ;
  • Optimisation tarifaire ;
  • Offre sécurité avec assurance multirisques ;
  • Large réseau de prestataires de services dans le monde ;
  • Conscience environnementale ;
  • Disponibilité 24/7.

Le travel management efficace avec Selectour Affaires !

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Nos équipes Selectour Affaires, réparties sur le territoire national, vous assistent 24 h/24 et 7 j/7 par téléphone, en anglais et en français. De plus, avec nos travel managers, vous bénéficiez d’une assurance dédiée, de véhicules avec chauffeur, de parkings privés, d’un boîtier wifi et d’un service d’assistance premium.

Selectour Affaires vous fournit aussi une application mobile tout-en-un afin d’accompagner vos salariés durant leur trajet. Informations sur les vols, carte interactive hors-ligne, convertisseur de devises, messagerie in-app, guide touristique… Le compagnon de voyage indispensable !

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