Vous envoyez des agents en voyage d’affaires ? Le repas, le transport et l’hébergement sont à votre charge. Vous devez rembourser les frais de déplacements professionnels de vos salariés, sous certaines conditions. Lesquelles ? Quels justificatifs collecter et pour quel type de dépenses ? Comment rédiger sa politique de remboursement des frais de déplacement ? On vous explique tout sur la gestion du business travel dans cet article.
L’employeur est-il obligé de payer les frais de déplacement ?
Oui. L’employeur a l’obligation de prendre en charge certains frais de déplacement professionnel de ses salariés, notamment les frais de transport, d’hébergement et de repas. Les règles sont généralement inscrites dans une politique de remboursement des frais de déplacement.
Si le salarié ne dispose pas d’une carte bancaire professionnelle, alors il peut prétendre à un remboursement sous certaines conditions :
- Les dépenses avancées sont directement liées à la mission professionnelle ;
- Le montant des dépenses est raisonnable et respecte la politique de voyage de l’entreprise ;
- Le salarié peut fournir un justificatif des dépenses engagées
Toutes les dépenses éligibles sont réalisées dans l’intérêt de l’entreprise. On ne prend donc pas en compte les achats liés aux loisirs, par exemple, même s’ils sont effectués pendant le séjour.
Politique voyage : quels sont les frais de déplacement à rembourser ?
L’employeur a l’obligation de rembourser les frais de transport, d’hébergement et de repas pendant les déplacements professionnels. Mais dans quel cas ? Qu’en est-il des autres types de frais ? On voit cela ensemble.
Hébergement, transport et repas
Quelles sont les règles concernant le remboursement des frais de déplacement obligatoires ? En quelques mots :
- Les frais d’hébergement (hôtel, airbnb…) : dans le cas où le salarié ne peut pas rentrer chez lui le soir après la mission. On compte une distance entre le domicile et le lieu de travail égale ou supérieure à 50 kilomètres, ou bien un trajet de plus de 1h30 en transport en commun ;
- Les frais de transport (taxi, bus, avion, train, voiture…) : le remboursement diffère selon le type de véhicule ;
- Les frais de repas (restaurant, boulangerie…) : si le salarié est obligé de déjeuner au moins une fois à l'extérieur pendant son déplacement, qu’il s’agisse d’un repas d’affaires ou non.
Remboursement d’autres frais de déplacement
Et si votre salarié a besoin d’un téléphone portable professionnel lors de sa mission en France ou à l’étranger ? De vêtements de travail spécifiques pour présenter des produits lors d’un salon international ?
L’employeur n’est pas tenu d’avancer ou de rembourser ces frais annexes, mais il peut le prendre en compte dans la politique de remboursement des frais de déplacement, selon sa décision.
Pourquoi rédiger une politique de remboursement des frais de déplacement ?
Vous envoyez souvent des collaborateurs en déplacement professionnel ? Vous organisez des voyages d’entreprise annuels ? Pour vous simplifier la tâche et éviter tout malentendu, écrivez noir sur blanc les règles liées au déplacement professionnel dans une politique de remboursement des frais de déplacement.
Une politique voyage d’entreprise (PVE) régit l’organisation des voyages d’affaires de vos collaborateurs. Elle décrit l’ensemble des processus afin de servir de référentiel à toutes vos équipes. Elle encadre ainsi les déplacements professionnels garantissant ainsi le bon déroulement du séjour, de la planification de l’itinéraire à la gestion des dépenses d’affaires, en passant par l’assurance de voyage professionnel.
Voici les avantages de la politique voyage pour votre entreprise :
- Réduction des coûts ;
- Optimisation des itinéraires ;
- Gain de temps dans le remboursement des frais et la planification du séjour ;
- Meilleure sécurité des salariés ;
- Sérénité pendant les déplacements professionnels.
En moyenne, la mise en place d’une politique voyage a permis de réduire le budget voyage à hauteur de 20 %.
Comment sont remboursés les frais de déplacement ?
Votre politique de remboursement des frais de déplacement doit clairement indiquer la procédure de prise de charge des dépenses liées au transport, à l’hébergement et au repas, et ce pour chaque voyage. Si le salarié répond aux conditions de l’entreprise, les frais engagés peuvent être remboursés de deux manières : au forfait ou au réel.
Pour vous aider à rédiger votre politique voyage, on vous explique les différences.
Remboursement des frais au réel
La première méthode de remboursement est très simple : vous remboursez exactement le montant dépensé par le salarié pendant son déplacement professionnel. Vous calculez la valeur réelle des notes de frais en récupérant toutes les preuves des dépenses réellement engagées. Le remboursement au réel se fait donc sur présentation de justificatifs par le salarié. Vous devez vérifier vous-même chaque facture, ticket de péage, ticket de caisse… ce qui peut prendre beaucoup de temps à votre entreprise.
Bon à savoir : le remboursement au réel est obligatoire pour les salariés détachés à l'étranger qui continuent de relever du régime général français, ainsi que pour les mandataires sociaux (gérants minoritaires ou égalitaires de SARL, PDG de SA et de SAS).
Remboursement des frais au forfait
Seconde possibilité : le remboursement forfaitaire ou au forfait. Ici, vous ne rendez pas la somme exacte dépensée par votre salarié pendant son voyage d’affaires. À la place, vous versez une allocation forfaitaire dont les plafonds sont réévalués chaque année par l’Urssaf.
Dans les politiques de business travel, on se sert généralement de cette méthode pour les déplacements professionnels réalisés avec le véhicule personnel des salariés. Dans ce cas, le calcul des frais de déplacement s’effectue sur la base du barème kilométrique de l’Urssaf.
Il n’y a pas à présenter de justificatifs, le salarié doit uniquement démontrer que ses déplacements ont un caractère professionnel, et indiquer le type de véhicule qui a été utilisé (ce qui modifie le montant du forfait).
De plus, l’indemnité kilométrique peut être due pour le trajet quotidien entre le domicile et le lieu de travail, si le salarié a opté pour une déduction détaillée de ses frais réels dans sa déclaration de revenus (à la place de la déduction forfaitaire de 10 %).
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